In sintesi
Prima di comprare un altro strumento AI o di scrivere una policy, serve sapere cosa c'è già. Il registro degli strumenti AI è una tabella di una pagina: strumento, chi lo usa, per cosa, con quali dati, chi lo ha approvato. Si costruisce in una settimana chiedendo al team senza punizioni, e diventa la base per policy, permessi e formazione.
Punti chiave
- Una policy scritta senza sapere quali strumenti circolano regola un'azienda che non esiste.
- Il registro è una tabella di cinque colonne, non un progetto: strumento, utenti, uso, dati coinvolti, responsabile.
- Si costruisce chiedendo al team senza punizioni: chi teme un richiamo non dichiara quello che usa.
- Il registro serve anche a decidere cosa comprare: spesso le funzioni che mancano sono già dentro strumenti che paghi.
- Il registro non è mai finito: si rivede ogni trimestre e a ogni nuovo acquisto.
Quando un’azienda decide di “fare qualcosa sull’AI”, di solito la prima mossa è comprare uno strumento. La seconda è scrivere una policy. Nessuna delle due funziona se non sai già cosa c’è in azienda.
Il punto di partenza è più piccolo e meno costoso: una pagina che dice chi usa cosa.
Il problema: gli strumenti arrivano uno alla volta
L’AI non entra in azienda con un progetto. Entra con un abbonamento pagato con la carta di qualcuno, con un’estensione del browser, con una funzione che si attiva dentro un software che usavi già.
Il risultato è che nessuno ha la mappa. Il titolare pensa che si usi uno strumento. L’ufficio ne usa tre. Il commerciale un quarto, dal telefono.
Un caso. In un’azienda di servizi di riparazione per autobus e camion, un Fractional Manager ha scoperto che nel reparto Field il team sapeva già usare l’AI: con ChatGPT si era costruito da solo una dashboard in PHP. Il titolare lo ha saputo così. In quel caso è stato un fatto positivo: gli ha evitato un costo in più.
Un altro caso, opposto. Il titolare sapeva che in azienda si usava l’AI, ma non sapeva come, né perché. Nelle aziende che incontro, questa è la situazione più frequente: l’AI c’è, ma chi guida non ha la mappa.
Questo è il terreno dello shadow AI: non cattiva volontà, ma assenza di sistema.
Cosa mette nel registro chi governa l’AI
Il registro è una tabella con cinque colonne. Non serve un software.
Le cinque colonne
- Strumento: nome e versione o piano (gratuito, a pagamento, aziendale).
- Chi lo usa: persone o ruoli, non solo “il team”.
- Per fare cosa: l’attività concreta (scrivere offerte, riassumere documenti, preparare analisi).
- Quali dati ci entrano: pubblici, interni, riservati, dati di clienti o dipendenti.
- Chi lo ha approvato e chi ne risponde: una persona con nome e cognome.
Come raccogliere le informazioni
- Chiedi al team, in una riunione di dieci minuti, quali strumenti AI usa. Dillo prima: nessuna punizione, serve a capire.
- Controlla le fatture e le carte aziendali per gli abbonamenti.
- Guarda le funzioni AI già attive nei software che paghi: gestionale, CRM, posta, suite d’ufficio.
La domanda che uso io per partire è semplice, e non giudica:
“Qual è la vostra esperienza con l’intelligenza artificiale?”
Chiede un’esperienza, non una confessione. Da lì escono gli strumenti, gli usi e anche le idee che il team ha già sperimentato.
Cosa fare con il registro
Il registro non è un archivio. Serve a prendere tre decisioni.
1. Quali strumenti restano, quali escono
Gli strumenti con dati riservati e account personali sono i primi da sostituire con uno strumento aziendale. Lo strumento giusto è quello che il team usa davvero, non quello che piace alla direzione.
2. Quali permessi servono per ruolo
Non tutti devono poter caricare tutto. Una regola semplice è nella checklist operativa per la policy AI in PMI: dati neutri liberi, documenti interni solo negli strumenti aziendali, listini e dati di clienti solo in ambienti controllati.
3. Cosa comprare, se serve
Spesso la funzione che sembra mancare è già dentro uno strumento che paghi. Il registro lo mostra prima di un nuovo acquisto.
Errori che vediamo ripetersi
- Farlo una volta sola. Il registro invecchia in tre mesi. Rivedilo ogni trimestre e a ogni nuovo acquisto.
- Affidarlo all’IT da solo. L’IT vede gli strumenti installati, non quelli usati dal browser personale.
- Trasformarlo in un’indagine. Se chi risponde teme un richiamo, il registro sarà incompleto proprio dove serve.
- Non assegnare un responsabile. Un registro senza nome accanto a ogni riga è un elenco, non un controllo.
- Farlo per chi lo analizza, non per chi decide. In Italia, per dirla come la vedo io, siamo una Repubblica fondata su Excel: registri costruiti per essere letti dai system integrator, mai dai titolari. Un registro AI che il titolare non riesce a leggere in cinque minuti non serve a governare nulla.
Il prossimo passo
Se domani ti chiedessero quali strumenti AI usa la tua azienda, chi li usa e con quali dati, quanto ci metteresti a rispondere?
Il diagnostico PMI parte da questo e in pochi minuti ti dice dove sei. Se vuoi il percorso completo, vedi Per Aziende. Per il quadro generale su come governare l’AI senza bloccarla c’è Come governare l’AI in una PMI italiana.
Domande frequenti
Cos'è un registro degli strumenti AI?
Un elenco, anche in un foglio di calcolo, degli strumenti di intelligenza artificiale usati in azienda: quali sono, chi li usa, per quali attività, con quali dati e chi li ha approvati.
Quanto tempo serve per costruirlo in una PMI?
Per un primo registro utilizzabile, di norma una settimana: qualche giorno per raccogliere le risposte del team e una riunione breve per classificare gli strumenti e assegnare un responsabile.
Il registro serve anche per l'AI Act?
Non è un obbligo a sé, ma sapere quali strumenti si usano è il presupposto per rispondere agli obblighi che già si applicano, come l'alfabetizzazione del personale. Per il quadro aggiornato vedi l'articolo sul rinvio dell'alto rischio.